Alles wat je wilt weten over Dropbox Business

Dropbox Business, de zakelijke variant van Dropbox, is speciaal ontwikkeld voor organisaties die veel met (grote) bestanden werken en die veilig samenwerken willen optimaliseren, ongeacht locatie. Met Dropbox Business kan je grote bestanden makkelijk uitwisselen en centraal opslaan. Door de snelle synchronisatie zijn je bestanden altijd veilig te benaderen, via je smartphone, tablet, pc of laptop. Zo kan je altijd en overal werken. Op kantoor, thuis of onderweg. Daarnaast biedt Dropbox Business verschillende super handige tools om delen en samenwerken binnen en buiten de organisatie te optimaliseren, ook wat betreft beheer, controle en integratie.

Met Dropbox Business heb je geen extra maandelijkse kosten of investeringen op onderhoud. Je kan meteen aan de slag. Maar wel met het beheer vanuit de eigen organisatie. En dat is wel zo veilig.

Wat zijn de grote verschillen met Dropbox Privé ?

De kracht van Dropbox is eenvoud en gemak. Niet voor niets heeft Dropbox wereldwijd meer dan 500 miljoen gebruikers. Bij Dropbox Business is deze kracht door vertaald naar bedrijfsmatige toepassingen. Met als essentie: makkelijk en veilig kunnen samenwerken. Intern en extern.

“Look and feel” van de webversie van de Business en Privé versie is precies hetzelfde. Maar wat zijn nu de belangrijkste verschillen:

Data Ownership

Met Dropbox Business is de organisatie eigenaar van alle data in de Dropbox Business accounts. Dit in tegenstelling tot een Dropbox Privé account, waar de persoon, die het Dropbox account geopend heeft, eigenaar is van alle data in dat account. Zelfs als hij voor dit account zijn zakelijke email / domeinnaam van de organisatie gebruikt. Voor GDPR compliance is het meer dan verstandig om de controle weer naar de organisatie te halen. Vandaar dus: Dropbox Business.

Beheerconsole

Dropbox Business maakt vooral ook het werken met teams gemakkelijk. Met de admin console van Dropbox Business kan je eenvoudig team members toevoegen of verwijderen, licenties doorschuiven (met of zonder data), of data wissen op afstand als er bijv. een laptop of telefoon gestolen is. Ook kan je extra features instellen als tweetraps verificatie, SSO of AD koppeling.

Om controle te houden over het Dropbox Business gebruik binnen de organisatie, is er bovendien een enorme keuze aan management overzichten.

Team Folders

Met team folders creëer je je eigen intranet. Met team folders geef je toegang tot bestanden aan het gehele team en met shared folders geef je mensen op individueel niveau toegang tot bestanden.

Smart Sync

Met Smart Sync heb je de keuze om data op de lokale harde schijf te plaatsen of op te slaan in de cloud. Door bestanden op te slaan in de cloud, voorkom je dat de harde schijf vol raakt en je device steeds trager wordt. Extra voordeel van opslag in de cloud: altijd bereikbaar op elk device, zowel online als offline.

API’s, Geïntegreerde apps van derden

Van projectbeheer tot IT-beveiliging: maak eenvoudig verbinding met de tools waar je teams al vertrouwd mee zijn en haal veel meer uit Dropbox. Meer dan 300.000 api’s zijn er al ontwikkeld voor integratie met Adobe, Microsoft, Salesforce, VMware airwatch, Slack, Symantec etc, etc.

Voor wie is Dropbox Business nu echt interessant?

Een simpel antwoord : voor iedereen die veilig (grote) bestanden wil delen en centraal wil opslaan.

Toch springt een aantal bedrijven of branches eruit, die veel met Dropbox Business werken.

Bedrijven tot ongeveer 35 werkplekken: Dropbox Business wordt hier vaak ingezet als vervanging van een server. Geen bestanden meer lokaal op pc’s en andere devices. Natuurlijk wordt Dropbox ook gebruikt om intern en extern data te delen. Het eenvoudig kunnen werken vanaf elke locatie, thuis of kantoor, is hier een belangrijk aspect. Dropbox Business vaak gebruikt als eerste stap naar de cloud.

Digital Agency ’s: Hier wordt Dropbox vaak ingezet op project basis, met klanten. Er wordt een klantomgeving aangemaakt waarin agency en klant makkelijk kunnen samenwerken. Belangrijk aspect: Dropbox werkt platform- en device-onafhankelijk. Apple en Windows devices en bestanden kunnen dus zonder enig probleem door elkaar worden gebruikt. Dus, een locatie voor al je bestanden.

Educatie: veel (middelbare en hoge)scholen en universiteiten gebruiken privé al Dropbox. Zowel scholen/universiteiten als studenten werken regelmatig met Dropbox om documenten te delen. Veiligheid en controle van de data wordt echter binnen deze sector steeds kritischer. Steeds vaker wordt daarom Dropbox Business of Dropbox Educatie ingezet.

De feature “ Bestandsaanvragen” om snel en eenvoudig, met 1 handeling, honderden documenten op een locatie binnen Dropbox te ontvangen, geeft een enorme tijdsbesparing in het onderwijs.

Media bedrijven: in deze wereld worden voortdurend enorme bestanden (films, foto’s ed) met elkaar gedeeld. Vaak zijn deze bestanden veel te groot om via email te delen. Met Dropbox Business kan je onbeperkt grote bestanden delen.

Bouwbedrijven: in de bouw wordt veel data gedeeld met uiteenlopende partijen: aannemers, projectontwikkelaars, architecten, ingenieurs, opdrachtgevers etc. Vaak op verschillende locaties en met verschillende devices. Vaak heeft een bedrijf zijn eigen (BIM-) systeem waarmee het werkt. Om meer controle op meerdere partijen tijdens een project te krijgen, wordt Dropbox Business op projectbasis ingezet. Iedere partij binnen het project krijgt bepaalde rechten in Dropbox, zodat de data eenvoudig en veilig gecontroleerd en beheerd wordt. Is een project voorbij, dan kunnen de licenties (met of zonder data) ingezet worden op een volgend project.

Is Dropbox Business aanschaffen niet dubbel betalen?

Een onderschat voordeel van Dropbox zijn de lage allin kosten. Vaak horen we: “ we betalen al voor een samenwerkingstool, dus waarom ook nog Dropbox Business ?” Wat vaak vergeten wordt, is dat het “aanzetten” van een collaboration software uit een suite, veel geld, tijd en aandacht kost. En bovendien maandelijks onderhoud vereist. De totale kosten per gebruiker bij aanschaf van Dropbox Business liggen vrijwel altijd veel lager dan de totale investering per gebruiker die vanuit een suite gedaan moet worden!

Daarnaast levert Dropbox Business, als gespecialiseerde tool, grote voordelen op voor de organisatie. Eenvoudig en veilig samenwerken zowel binnen als buiten de organisatie wordt nu echt mogelijk!

Interesse, vragen of een demo over Dropbox Business?

Neemt u dan contact op met uw accountmanager bij Dufaco ICT. Of mail naar ict@dufaco.nl

Wat zeggen onze klanten
Veelgestelde vragen

Kennisbank

Lees meer

Support

Bel, mail of bezoek ons van maandag t/m vrijdag van 8.30 uur tot 17.00 uur

Lees meer

Direct contact

Heeft u een vraag, opmerkingen of suggestie? Neem direct contact met ons op.

Lees meer